Конечно, сотрудничество с мувинговой компанией — это практично, быстро и эффективно, но если финансовый вопрос стоит остро, часть работы можно выполнить самостоятельно. Специалисты мувинговой компании разработали подробный план действий, который значительно облегчит процесс офисного переезда в Санкт-Петербурге.
Переезжая в новый офис — действуем поэтапно
1. За пару месяцев.
Сформируйте из сотрудников офиса группу, ответственную за планирование и организацию переезда. Максимально точно и подробно проработайте дизайн интерьера в новом офисе, в том числе, расположение коммуникаций и розеток.
2. За месяц.
Изучите предложения группы по организации офисного переезда, согласуйте расположение розеток, мебели, компьютерной техники.
3. За месяц.
Запланируйте изменения сведений о компании на официальных документах и интернет-ресурсах, закупите все необходимое для нового офиса. Заключите договор с мувинговой компанией.
4. За месяц.
Предупредите клиентов, поставщиков, партнеров о смене адреса, внесите соответствующие изменения в официальные документы и на интернет-ресурсах.
5. За несколько недель .
Согласуйте переезд с компаниями, которые обслуживают ваш старый и новый офисы. Решите вопрос с пропусками и парковочными местами для служащих, ключами от офисов. Обсудите этапы переезда с мувинговой компанией, убедитесь, что коммуникации в новом офисе работают.
6. За неделю.
Подпишите мебель и технику, посетите новый офис и проверьте — все ли готово к переезду, начинайте упаковку вещей, если запланировали делать это своими силами.
7. За день.
Техника и мебель должны быть упакованы. По возможности перевезите оборудование и технику в новый офис. Убедитесь, что контактная информация в документах и на электронных ресурсах изменена.
8. В день.
Сотрудников не должно быть на работе. Только специалисты мувинговой компании и представители группы, ответственной за организацию офисного переезда.
Проконтролируйте — правильно ли расставлена мебель, работает ли техника.
Помните, что офисный переезд — стресс для сотрудников, чтобы наладить рабочий процесс и снять напряженность, организуйте корпоративное мероприятие.
